Gestão Financeira Empresarial: entenda como aplicar de forma eficaz

O controle financeiro de qualquer negócio é fundamental para apuração, análise dos resultados e claro, para saúde da sua gestão empresarial como um todo.

Muitos gestores e donos de empresas possuem uma dificuldade gigantesca no gerenciamento do negócio, onde especialmente as informações e controles financeiros geralmente são deixadas de lado para concentrar dedicação na parte comercial.

Até aqui você pode até estar pensando: ‘isso não é problema, porque meu negócio se manteve até hoje mesmo sem controles financeiros muito sofisticados’. Mas isso é suficiente?

Afinal de contas, o que importa é continuar vendendo, não é mesmo? Pois, “se não houver vendas, ninguém recebe o salário, nenhum fornecedor é pago, nenhum cliente é atendido, não é verdade”?

Em parte, sim, embora ambas as visões (comercial e financeira) podem e devem caminhar lado a lado.

Quando o proprietário de uma empresa decide controlar as finanças do negócio, a primeira coisa que vem à mente como solução é um sistema que vai controlar a tudo e a todos…

A busca por um gerenciador financeiro que resolva de uma vez por todas os problemas parece ser uma saída rápida e eficaz, sobretudo em tempos de acessibilidade a tantos recursos tecnológicos e aplicativos para atender essa necessidade.

Na hora de controlar as finanças e fazer a gestão empresarial do seu negócio, os responsáveis pelo “coração da empresa”, ou mais conhecido como “financeiro”, não realizam ou nunca ouviram sequer falar de um plano de contas gerencial, conciliação bancária, nunca utilizaram um fluxo de caixa eficiente, nunca analisaram o negócio através de uma DRE e geralmente não possuem uma organização como um todo.

Consequentemente a isso, a gestão empresarial sofre e muito com a ausência dos números (e em muitos casos, de numerários também – R$) e de um método para obtenção de um controle financeiro que realmente funcione.

O resultado disso é uma gestão financeira desastrosa.

Falta dinheiro, pessoas capazes de resolver a situação, fornecedores à porta sempre cobrando com a empresa pendurada no cheque especial e os gestores matando um leão por dia para continuar com o negócio vivo.

É onde o empresário coloca as mãos na cabeça e diz consigo mesmo: “como é que eu posso organizar a vida financeira da minha empresa”?

É muito frequente que as desculpas e justificativas surjam neste exato momento, como:

“Ah, mas eu não tenho tempo pra fazer”.

“Ah, mas eu não tenho gente para fazer”.

“Ah, mas eu não tenho sistema para controlar ou meu sistema atual nunca foi utilizado corretamente”.

“Ah, mas eu não consigo de jeito nenhum tirar um extrato do banco porque meu gerente nunca me atende”.

“Ah, mas…”

São tantas justificativas que poderiam ser escritas aqui que não vale a pena perdermos tempo com desculpas.

Precisamos agir! E rápido! Antes que os resultados financeiros da empresa acumulem números negativos e possa ser tarde demais para reverter essa fragilidade do negócio.

O que você vai encontrar neste artigo?

• O que é e como funciona uma gestão financeira eficaz para sua empresa
• Como funciona o Regime de Apuração de Caixa
• Como funciona a Demonstração de Fluxo de Caixa
• Como funciona o Regime de Apuração por Competência
• Entenda o que é controle financeiro empresarial, planilha financeira e gerenciador financeiro
• Entenda a diferença entre Lucratividade e Liquidez
• Entenda o que é DRE e DFC
• As melhores ferramentas para controle financeiro empresarial
• As principais ferramentas para te auxiliar na gestão financeira do seu negócio
• Conclusão

O que é e como iniciar uma gestão financeira para sua empresa que funcione

Para entender melhor como a gestão empresarial deve ser conduzida, precisamos recorrer à literatura para esclarecer dois conceitos básicos, porém importantes: Regime de Apuração de CAIXA e Regime de Apuração por COMPETÊNCIA.

Você pode estar pensando: “lá vem mais uma aula de ‘economiquês’ por aí…”. Errado.

Não tenho a intenção de complicar mais ainda o que na prática do seu dia a dia já é difícil.

Os dois conceitos são bem simples de se entender.

Gitman, em Princípios de administração financeira nos ajuda a esclarecer esses dois conceitos com os seguintes termos:

“Regime de competência (accrual basis) reconhece a receita no momento da venda e as despesas quando são incorridas.

Regime de caixa (cash basis) reconhece a receita e as despesas somente quando ocorrem efetivas entradas e saídas de caixa”.

Não é simples? Vamos em frente!

Como funciona o Regime de Apuração de Caixa

No regime de apuração de CAIXA, os resultados são demonstrados a partir dos RECEBIMENTOS e PAGAMENTOS efetivos da empresa, ou seja, os créditos e os débitos que foram de fato recebidos ou pagos em um determinado período. É o que os teóricos também chamam de CICLO FINANCEIRO.

Um exemplo prático da apuração pelo regime de CAIXA é o RECEBIMENTO de contas a receber (note que RECEBIMENTO é diferente de FATURAMENTO) de clientes em um determinado período (pode ser diário, semanal, mensal, anual).

Outro tipo de RECEBIMENTO são os juros de rendimentos das aplicações financeiras que uma empresa pode ter.

Ainda falando sobre regime de CAIXA, no entanto, sob a ótica dos PAGAMENTOS estão os impostos e taxas efetivamente pagos no período em análise, salários, encargos sociais (FGTS, INSS), benefícios (vale transporte, refeição, ajuda de custo), comissões sobre vendas, aluguéis, contratos de contas de consumo (energia, água, telefonia fixa e móvel) ou qualquer desembolso que a empresa realizar, ou seja, quando de fato o valor pago é debitado em alguma conta bancária da empresa ou conta caixa (da tesouraria).

Sob o regime de apuração de caixa, obteremos o resultado através da Demonstração de Fluxo de Caixa, que é um relatório.

Como funciona a Demonstração de Fluxo de Caixa

O modelo mais utilizado para essa demonstração é o modelo de fluxo de caixa direto, que nada mais é do que o resultado da diferença dos RECEBIMENTOS TOTAIS pelos PAGAMENTOS TOTAIS da empresa em determinado período.

Sob este tipo de demonstração, se você dispor do seu extrato bancário já é possível identificar o resultado do ciclo financeiro do seu negócio, com a soma dos créditos subtraída da soma dos débitos apresentados pelo seu banco.

Como funciona o Regime de Apuração por Competência

Já no regime de apuração por COMPETÊNCIA, os resultados são demonstrados a partir da emissão dos bens e direitos da sua empresa (as notas fiscais emitidas para os clientes) versus as obrigações incorridas no mesmo período, independente da efetivação do seu pagamento.

Um exemplo clássico é o registro da competência da obrigação com a folha de pessoal.

Muitas empresas pagam no mês subsequente a folha de pessoal competente ao mês anterior.

Outro exemplo é o próprio FATURAMENTO.

Nem sempre o que uma empresa fatura (emitindo uma nota fiscal), ela recebe no mesmo mês de emissão da nota.

No entanto, para o resultado sob o regime de apuração de COMPETÊNCIA, irá considerar TODAS as notas emitidas no período, independente do seu RECEBIMENTO.

Entenda o que é controle financeiro empresarial, planilha financeira e gerenciador financeiro

Feito a devida introdução sobre os conceitos básicos que conversamos, vamos falar sobre o controle financeiro efetivo.

Hoje temos disponível inúmeros aplicativos que propõem controlar as finanças corporativas (e até pessoais).

Mas não adianta sua empresa adquirir o melhor software de gestão se não há internamente uma cultura para manutenção dos registros diários das finanças.

Para um verdadeiro controle financeiro, é necessário ter MAIS que disciplina.

Antes de começar a lançar os movimentos financeiros, precisamos elaborar o plano de contas.

E quem é o responsável por criar esse plano? A contabilidade? A administrador financeiro? O proprietário do negócio?

O plano de contas gerencial NÃO É o plano de contas que o seu contador provavelmente utilizará para realizar escrituração contábil/fiscal.

O plano de contas gerencial serve para GERENCIAR o SEU negócio da forma que VOCÊ deseja, ou seja, a partir da visão dos GESTORES e NÃO do CONTADOR.

Um gerenciador financeiro (planilha financeira, um sistema ou um aplicativo) precisa demonstrar informações simples: a conciliação bancária, quanto foi recebido, quanto foi pago, quando foi recebido, quando foi pago, quanto e o que temos a receber em atraso, quanto e o que temos a pagar em atraso e por fim quanto e o que iremos receber, quanto e o que iremos pagar futuramente.

Mas até chegar neste nível é necessário preparar o ambiente primeiro.

Então, depois de elaborar o plano de contas gerencial, podemos então começar a realizar os lançamentos de receitas e despesas da empresa.

Este é o momento ideal para avaliar se o software de gestão que sua empresa possui, consegue absorver de maneira coerente a estrutura do plano de contas gerencial.

É o momento certo também para ajudar na escolha de um novo sistema de gestão.

Entenda a diferença entre Lucratividade e Liquidez de uma vez por todas

Este é um dos calos iniciais que o gestor de uma empresa se depara.

Anteriormente, explicamos a diferença entre o regime de competência e de caixa (se não leu ou não está lembrado, volta rapidinho no texto acima).

A visão contábil, trabalha com o regime de competência.

Já a visão financeira, trabalha com o regime de caixa.

Entenda o que é DRE e DFC

Na visão por competência, um dos relatórios mais utilizados é da DRE (Demonstração de Resultados do Exercício), que na sua última linha, a partir do regime de competência, demonstra se a empresa obteve LUCRO ou PREJUÍZO.

Na visão por caixa, um dos relatórios mais utilizado é o da DFC (Demonstração de Fluxo de Caixa) ou simplesmente Fluxo de Caixa Líquido, que na sua última linha, a partir do regime de caixa, demonstra se a empresa obteve LIQUIDEZ positiva ou negativa, ou detalhando mais ainda: se a empresa obteve DÉFICT ou SUPERÁVIT de caixa.

As melhores ferramentas para controle financeiro empresarial

A melhor ferramenta primeiramente é ter a consciência da necessidade do controle financeiro.

Antes de qualquer planilha, antes de qualquer sistema, ter em mente a importância de um controle financeiro efetivo, já temos 50% do problema ‘resolvido’, ou seja, meio caminho andado.

E os outros 50% estão aonde? Na execução! Colocar em prática!

Aí sim podemos utilizar planilhas financeiras (que se formos buscar no Google, existem inúmeras).

Neste estágio é possível criticar se a ferramenta de gestão financeira que você utiliza hoje, atende as suas necessidades e demonstram com clareza seus resultados.

Com um pouco de esforço já é possível avaliar se o controle financeiro que você tem atende ao seu negócio ou não.

Não temos compromisso com nenhum desenvolvedor de sistemas, mas há disponibilidade de diversos prestadores de serviços que oferecem plataformas excelentes para gestão e administração financeira de empresas dos mais diversos segmentos, seja ela pequena, média ou de grande porte.

Uma recomendação razoável é INICIALMENTE usar uma planilha financeira.

Com um controle efetivo será possível também auditar o próprio sistema de gestão atual, para saber se realmente os resultados que são extraídos a partir dele são verdadeiros, comparando com o controle em planilha eletrônica.

“Ah, mas eu vou ter um trabalho manual para alimentar uma planilha”?

Sim, vai.

Mas pense comigo: é melhor ter trabalho manual e ter o controle do negócio? Ou não ter trabalho e não ter ideia para onde o recurso financeiro da empresa está indo?

Nem precisa responder, não é mesmo?

Após esse trabalho inicial (que poderá por um período pequeno ser realizado em planilha e no sistema de gestão – um mês, dois meses, três meses), aí sim vale a pena eleger apenas uma ÚNICA ferramenta de controle.

Então, chega a hora de abandonar a planilha financeira e partir para um sistema ou gerenciador financeiro que atenda perfeitamente as necessidades do negócio.

Conclusão

Realizar o controle financeiro de uma empresa não é algo de outro mundo.

Não acredite em quem trouxer para você uma solução mirabolante.

A roda já foi inventada.

Você não precisa de controles complexos.

Simplifique o máximo que puder. 

Comece pelo básico. Faça o básico bem feito. Alimente diariamente seu controle. Faça conta. Quebre a cabeça. Se permita a erra um pouco, no entanto, como um objetivo em mente: ninguém vai impedir você a controlar o seu negócio.

Vai lá e faz!