Como melhorar resultados através da Gestão de Processos.

O comprometimento com a seriedade na tomada de decisões diárias vem sem mostrando cada dia mais necessário dentro das organizações. A rapidez que as informações são disseminadas e a falta de compreensão das pessoas em relação a falhas éticas e morais dentro das instituições não abrem espaço para deslizes.

A importância da integridade das pessoas, dos processos, das estratégias, dos sistemas e dos projetos dentro das empresas, vem reforçando a necessidade de Programas de Compliance serem implementados pelos empresários.

Os Programas contribuem para o fortalecimento da cultura de conformidade nas organizações e são formados por três pilares básicos: Gestão de Riscos, Governança Corporativa e não por menos, Gestão de Processos.

A forte relação com a Gestão de Processos (BPM) reforça a necessidade das empresas assumirem compromissos com sua missão de integridade, ações de prevenção, de verificação e de respostas aos desvios.

Por que fazer Gestão de Processos?

Sua principal característica é a solução de problemas em todas as aéreas. Através da Gestão de Processos você padroniza todas as suas ações internas, garante que os processos e as políticas da empresa sejam executados, certifica-se que os prazos internos estabelecidos estejam sendo cumpridos, identifica os funcionários responsáveis por cada atividade e facilita a comunicação entre todas as áreas.

Ter os processos mapeados permite que você alinhe o seu planejamento estratégico, proporcionando um ganho de produtividade, qualidade de trabalho e satisfação do cliente. Ainda, contribui na prevenção de não conformidades relacionadas a desvios, condutas antiéticas ou fraudes.

Para ajudar você nesse processo de tomada de decisão, elaboramos 3 dicas para a construção da Gestão de Processos dentro da sua empresa.

1.Conheça o seu negócio:

Se perguntarmos para qualquer empresário se ele conhece sua empresa, a resposta com toda certeza será “sim”.

Você conhece todos os processos e políticas do seu negócio, você os tem estruturados?

Você tem conhecimento sobre os prazos internos da sua empresa, se estão sendo cumpridos, quais os motivos que levam a atrasos?

Você conhece os funcionários da sua empresa e sabe a atividade que cada um é responsável?

Bem, após essas perguntas, talvez a resposta não seja mais a mesma.

Para a gestão de processos ser eficiente você precisa conhecer a sua empresa. Por isso, o primeiro passo é ter os seus objetivos claros e conhecer de maneira profunda o seu empreendimento.

Esse momento de crise é ótimo para isso. Conhecer e mapear cada fase dos processos da sua empresa, ajustar as etapas e identificar as falhas. Isso lhe dará controle sobre o todo.

2. Determine métricas 

Você precisa entender a importância daquilo que está fazendo. Sem significado, o processo só representará perda de tempo.

Para isso, se faz necessário estipular métricas, para que se torne possível mensurar os resultados esperados com o processo.

Acompanhe os seus indicadores de desempenho constantemente, compare a situação atual com a anterior, analise os indicadores globais e de cada setor e verifique como andam os novos processos. 

A análise de dados deve fazer parte da vida do gestor, pois é assim que será possível avaliar se os resultados que a organização esperava foram atingidos.

Identificando as métricas e seus respectivos resultados, o empresário será capaz de entender os benefícios que serão adquiridos com a Gestão de Processos.

3. Acompanhe a transformação

Não ache que você fará Gestão de Processos dentro da sua empresa sem investir em metodologias fundamentadas.

A estrutura das empresas está mudando, o consumidor está mudando; o mundo está em constante transformação, através da economia e das tecnologias. Então não acredite que você conseguirá bons resultados com metodologias arcaicas.

Melhorar processos é investir em novos modelos de trabalho, é entender a importância que isto tem para a saúde da sua empresa.

Os Programas de Compliance e a Gestão de Processos precisam ser semeados dentro das organizações. Não como mais um programa burocrático e padronizado, mas como um catalisador de mudanças significativas dentro das empresas. Lideranças e equipes engajadas em prol do crescimento da organização, alinhadas a objetivos claros e monitorados, serão responsáveis por uma transformação solidificada, que acontece de dentro para fora, e ultrapassa expectativas.