Os 5 maiores erros que o empresário comete no controle financeiro
6 dicas para pequenos empreendedores
28 de dezembro de 2020(Re)Negocie
13 de dezembro de 2021
O que ninguém te contou e que vai fazer toda diferença na vida financeira da sua empresa!
1. Mistura as contas pessoais com as contas da empresa...
Todo empresário está cansado de escutar ou já escutou algum vez na vida que não se mistura as contas pessoais com as contas da empresa. Essa prática é muito comum nas pequenas e médias empresas (muitas vezes até nas grandes) e que no final só atrapalha na hora de fazer o controle financeiro.
A mistura entre as contas pessoais e as contas da empresa pode esconder o quanto realmente o empresário tira do negocio (sua remuneração mensal, pró-labore ou “salário”), além de não respeitar o princípio da entidade, ou seja, da separação entre a pessoa física do empresário, da pessoa física da empresa, fazendo com que o descontrole que é a consequência dessa mistura, camufle o verdadeiro resultado do negócio ou pior: demonstre ao empresário que ele está retirando muito mais (ou muito menos) do que deve da sua empresa – que na prática se revela como um verdadeiro tiro no pé.
Digamos que o seu pró-labore seja de R$ 5.000,00 e além desse valor você pague usando a conta da sua empresa, a energia da sua casa (R$ 300,00), o colégio dos seus filhos (R$ 2.000,00), o seu plano de saúde e da família com todos os dependentes (R$ 2.500,00), além das despesas com alimentação da sua residência (R$ 2.000,00). Além do seu pró-labore de R$ 5.000,00, sua retirada total no mês foi de R$ 11.800,00 (R$ 5.000,00 de pro-labore + R$ 6.800,00 de despesas pessoais), ou seja, você pode estar retirando muito mais do que sua empresa pode te pagar e é aí que mora o problema…
E para solucionar esse abacaxi, a resposta é bem obvia mas como toda decisão, precisa que alguém (no caso você mesmo) dê o primeiro passo e aperte (literalmente!) o botão para que as coisas comecem a funcionar de uma forma mais profissional dentro do seu negócio e você ter uma visão mais clara das finanças da empresa. Ação urgente pra resolver: abra uma conta para a sua pessoa física e pelo menos uma conta para a sua pessoa jurídica. Seu pró-labore (R$ 5.000,00) vai ser pago pela sua empresa da conta da pessoa jurídica para a conta da sua pessoa física e através da sua conta de pessoa física, você vai realizar todos os seus pagamentos pessoais. Mas espera aí! Como é que o empresário vai pagar R$ 6.800,00 de despesas com um pró-labore de R$ 5.000,00? Não paga né? É necessário fazer uma revisão em todo o controle (tanto da pessoa física quanto na pessoa jurídica também). Fazer isso na prática não é tão simples mas requer uma decisão firme. Para alguns empresários isso é algo bem distante, pois significa mudar toda uma cultura que já funciona há algum tempo e isso dá trabalho – muitos não querem ter mais trabalho do que já tem…
Todos os nossos clientes entendem que deixar de misturar as contas pessoais das contas da empresa ajuda nos a enxergar melhor os seus resultados e até conseguiram economizar nas contas pessoais também, porque com um maior controle, puderam negociar e rever algumas contas que estavam descontroladas. Aqui na Elevant, por exemplo, até as compras com cartão de credito, temos um cartão de crédito corporativo exclusivo para despesas da empresa. Acredite: mesmo pagando uma pequena tarifa ao banco do cartão de credito empresarial (tem bancos que nem cobram mais tarifas), o preço da organização vale a pena para que você tenha a noção exata de quanto significa as despesas da sua empresa.
Hoje em dia existem várias opções de bancos e contas digitais, que podem te ajudar a separar o dinheiro da sua empresa do dinheiro da sua pessoa física. Para a pessoa jurídica, sempre recomendamos que a empresa tenha pelo menos duas contas bancárias: uma nos chamados bancos de varejo (Itaú, Santander, Bradesco, Banco do Brasil, Caixa Econômica Federal) e outra em um banco digital (Banco Inter, C6 Bank, Next). Para a pessoa física, basta apenas uma conta bancária para fazer seu controle financeiro pessoal.
Separar as contas é um pequeno grande passo enorme para começar a ter um bom controle financeiro, mais claro e uma forma de tratar sua empresa como de fato ela é: uma empresa que tem um CNPJ e não um CPF e que necessita ser conduzida da forma mais profissional possível.
2. Não tem um plano de contas gerencial
Além mistura das contas da pessoa física com as contas da pessoa jurídica, há tambám um grande equivoco dos empresários, que é justamente não definir a estrutura de resultados, os quais serão medidos e de forma padronizada. Essa estrutura precisa ser enxuta e fácil de enxergar para onde está indo o dinheiro. É onde entra o plano de contas gerencial financeiro (e não o contábil). Nada conta o plano de contas contábil, que pode servir de referência ao plano de contas gerencial, mas muitas vezes, o plano de contas contábil não reflete aquilo que o empresário precisa enxergar com mais rapidez que é o fluxo de caixa.
Quando a empresa não tem definido um plano de contas gerencial pensado exclusivamente pra ela, as pessoas que trabalham no financeiro ficam perdidas, sem saber classificar o que é custo, despesa com pessoal, despesas administrativas, despesas com diretoria, despesas financeiras, endividamentos e investimentos. É exatamente aqui que se diferenciam as empresas com bons controles financeiros daquelas que não estão nem ai para os seus números: na qualidade da informação gerada pelo financeiro.
Antes de começar a usar qualquer sistema de gestão financeira, o empresário vai precisar parar para definir qual é a forma que ele deseja enxergar o seu negocio, e esta forma é a coluna dorsal dos controles, é o plano de contas gerencial financeiro. Geralmente em trabalhos de consultoria financeira, separamos em dois grandes grupos: 1) o grupo dos recebimentos e 2) o grupo dos pagamentos. Dentro do grupo dos recebimentos subdividimos em 3 subgrupos: 1.1) Receitas Operacionais; 1.2) Receitas Financeiras e 1.3) Receitas Não Operacionais. Já dentro do grupo dos pagamentos, subdividimos em pelo menos mais 9 grupos: 2.1) Custo da Mercadoria Vendida ou do Serviço Prestado; 2.2) Custo/Despesa com Pessoal; 2.3) Despesa com Diretoria (separado mesmo do grupo do pessoal para avaliar quanto representa os gastos dos diretores sobre a receita do negocio); 2.4) Despesa Comercial; 2.5) Despesa Administrativa; 2.6) Despesa Financeira; 2.7) Tributos; 2.8) Investimentos e por fim 2.9) Endividamentos. Dentro de cada subgrupo descrito aqui, estão as contas analíticas (ou rubricas como alguns chamam) que irão ser utilizadas para classificar cada entrada e cada saída, diariamente (iremos falar sobre isso mais a frente em Conciliação Bancaria).
O fato é: empresas que possuem um plano de contas gerencial bem estruturado (como geralmente fazemos nos nossos clientes) possuem uma visão muito mais clara sobre os recursos financeiros do negócio, conseguem decidir mais rápido e enxergar o que está impactando o resultado da empresa, onde pode ser melhorado, o que pode ser reduzido ou negociado, e o que pode ser eliminado ou até mesmo, o que precisar ser incrementado.
Não deixe de fazer esta etapa antes de começar a fazer o seu controle financeiro. Invista tempo nesta etapa pois o plano de contas gerencial financeiro é a base de todo o controle financeiro da empresa.
3. Não faz a conciliação bancária diária
Um gravíssimo equívoco dentro das empresas é a ausência da conciliação bancária diária. Com a mistura das contas pessoais com as da empresa, sem um apoio de um plano de contas bem estruturado, a conciliação bancária praticamente não existe e isso afeta diretamente na confiança em utilizar por exemplo, um sistema de gestão financeira, assim como também afeta a credibilidade dos números, afinal, se eles não estiverem batendo com o banco, será que a informação é segura? Óbvio que não.
Se você não faz a conciliação bancária na sua empresa de forma diária, provavelmente nem esta vendo o quanto de tarifa bancária seu banco cobra por mês, ou quantos serviços adicionais podem estar sendo cobrados indevidamente (seguros, títulos de capitalização), além de não ter confiança nos seus números do negócio e o culpado no fim das contas é o sistema que nunca bate nada com nada.
A conciliação bancária precisa ser realizada diariamente. Não tem negociação aqui. Eu costumo dizer que é como se fosse o café da manha de toda empresa. Chegou na empresa, tome seu café (de preferência bem forte pra dar uma animada), prepare sua água e comece a emitir os extratos bancários (não precisa imprimir, só gerar digitalmente mesmo e salvar numa pasta), confira se foi recebido algum valor das vendas referente ao dia anterior e confira também se todos os pagamentos que você realizou no dia anterior foram de fato efetivados pelo banco (algumas vezes pode dar erro no processamento do pagamento e quando você menos espera, tem uma conta atrasada com um fornecedor que você jurava que tinha pago mas que o banco não processou). Se sua empresa começa a funcionar as 8h da manhã, a conciliação bancária relativa ao dia anterior precisa esta pronta até no máximo as 9h da manha.
Aqui começa uma das grandes dificuldades para o pequeno e médio empresário e ate algumas grandes empresas: o preço da disciplina. É doloroso mesmo fazer todos os dias a mesma coisa (conciliação bancária) mas isso e necessário para que no dia 1 de cada mês, você já esteja com o resultado da sua empresa pronto, batendo os valores presentes no banco com os valores presentes no seu sistema. É como se fosse ir pra academia todo dia. No começo é doloroso, dói tudo, não existe vontade de fazer nenhum exercício, mas com o tempo você começa a gostar e vai vendo também que o resultado no final do mês compensa – que é a busca em obter lucro.
E não existe momento certo para começar a fazer a conciliação bancaria. Comece hoje, mesmo que o seu sistema estiver uma loucura (nada batendo com nada), determine uma data de corte e comece a partir de agora! O que importa na conciliação bancária é que ela vai ajudar a dar confiança ao seus números (ninguém vai poder dizer que o número está errado, por exemplo), independente se você vai começar no dia 1 ou no dia 10. Comece já! Agora!
4. Não analisa os números mensalmente
A vida do empresário não eh moleza, especialmente no Brasil, a correria é grande, todo mundo sabe. Precisa resolver problemas com clientes, fornecedores, colaboradores, governo, impostos, banco, empréstimos, estrutura física, equipamentos, ufa! Todo dia aparece um problema novo e isso é o mais comum na vida do empresário, seja ele pequeno ou grande.
O grande problema aqui é que nesse cotidiano louco onde não sobra espaço pra nada, acaba não sobrando justamente o tempo necessário para analisar os números do seu negocio todos os meses, doa a quem doer. Imagine a sua empresa como um jardim que você possui e durante trinta dias você está pisando na grama, não tem tempo pra ver um buraco formado por um formigueiro, não está vendo a erva daninha que esta acabando com as flores mais bonitas que você tem, enfim, não sobra tempo para você respirar e começar a cuidar do seu jardim, que é a sua empresa.
Transforme o fechamento dos resultados financeiros mensais na sua empresa em um evento! O gerente financeiro precisa te entregar o resultado! O analista financeiro ou o auxiliar administrativo-financeiro precisa ter concluído a conciliação bancária todos os dias, classificando corretamente os lançamentos diários. Leve a sério os seus resultados, sejam eles positivos ou principalmente se forem negativos. Não deixe de avaliar o que aconteceu no financeiro da sua empresa todos os meses. Essa é a regra que todo empresário esquece e que vale muito. Não abra mão de analisar os seus resultados.
É isso o que as grandes empresas fazem mas que não impede que as pequenas e médias empresas também o façam. A diferença de uma pequena e media empresa para uma grande empresa que analisa os resultados mensalmente são os montantes dos valores e claro, numa empresa grande existe sempre uma equipe para entregar esses resultados e muitas vezes numa pequena empresa essa equipe é formada pelo próprio empresário – que já vimos não tem tempo nem para se alimentar direito durante o dia, quanto mais ter uma equipe…
Reserve pelo menos 4 horas mensais para análise dos seus resultados. Além da análise dos resultados, para cada conta que merece destaque dentro do seu plano de contas, estabeleça um plano de ação simples, utilizando esses quatros verbos: aumentar, reduzir, eliminar ou criar. Uma boa opção para ausência de uma equipe no seu financeiro, é contratar uma empresa de BPO para terceirizar essa rotina tão burocrática mas tão importante para o seu negócio.
5. Não planeja de forma inteligente
Um dos maiores erros (esse é gigantesco) que um empresário comete na gestão financeira da sua empresa, é medir apenas o faturamento. O faturamento por si só não quer dizer tudo na gestão financeira. É até compreensível que o empresário só acompanhe o faturamento da empresa, é mais fácil de enxergar porque afinal de contas são as vendas que irão indicar se empresa está indo bem ou não… que é relativo. Parte desse hábito é verdadeiro mas por outro lado não adianta muito vender bem e não sobra nada no final do mês. É onde todo mundo coloca a mão na cabeça e se pergunta: cadê o dinheiro?
Sempre pergunto aos clientes, o que é melhor: faturar R$ 100 mil por mês e gastar R$ 90 mil ou faturar R$ 50 mil por mes e gastar R$ 30m mil? É claro que a segunda opção é a melhor, porque com a metade do esforço de vendas (R$ 50 mil x R$ 100 mil), se obteve o dobro de resultado (R$ 20 mil x R$ 10 mil). Então isso prova que concentrar todos os esforços da gestão empresarial apenas em vender não é o melhor caminho para obter bons resultados financeiros.
Nunca, nunca, nunca, nunca, eu disse nunca, comece a fazer o planejamento financeiro da sua empresa com base no faturamento. Você pode e deve considerar seu faturamento atual para planejar sua equipe de vendas mas nunca use apenas o faturamento para definir qual a sua meta de resultado, pois a meta de resultado antecede a meta do faturamento.
Sempre que uma empresa faz o planejamento financeiro a partir do faturamento, ela já está limitando o seu resultado ao que se obtém geralmente com as vendas atuais. O planejamento das vendas precisar ser direcionado pela meta de resultado liquido que o empresário deseja que a empresa deixe na última linha do resultado e é com esse valor que se desenvolve a receita de vendas necessária para atingir o resultado financeiro que você sempre desejou para o seu negócio.
Se você gostou das dicas deste artigo, deixe seu comentário e compartilhe com uma pessoa próxima que precisa ler urgentemente essas dicas ou está precisando dar uma organizada nas finanças do negocio.
